ادارة البرامج الاحترافية في مؤسستك وزارتك شركتك تدعم المبادرات الاستراتيجية وتتكون دورة حياة البرنامج من ثلاثة مراحل رئيسية
١- مرحلة تحديد البرنامج
٢- مرحلة مخرجات البرنامج
٣- مرحلة إنهاء البرنامج
والبرنامج كما يعلم الجميع هو مجموعة من المشاريع التي تدار بتنسيق للحصول على مزايا غير متاحة من ادارتها بشكل فردي
فمثلاً اذا أطلقت الادارة العليا بالمؤسسة مبادرة للتحول الى العمل بالممارسات الاحترافية في ادارة المحافظ والبرامج والمشاريع ، وقررنا ادارة هذة المبادرة كأحد برامج التحول بالمؤسسة التي ستعود علينا بمنافع غير متاحة من ادارتها بشكل فردي مثل
١- منفعة وضع أولويات العمل بالمشاريع لتحقيق الاهداف الاستراتيجية ورؤية المؤسسة.
٢- منفعة اختيار المشاريع الصحيحة التي تحقق او تساهم في تحقيق الاهداف الاستراتيجية.
٣- منفعة التوازن بين الاعمال المعتادة والأعمال الجديدة التي تهدف الى التحول المؤسسي للنظام الجديد.
٤- منفعة توجيه الاستثمار والتمويل الى المشاريع التي تحقق أولويات واهداف المؤسسة الاستراتيجية ورؤيتها فقط.
٥- منفعة استمرارية استخدام النظام الجديد كثقافة جديدة بالمؤسسة.
..... الخ
ولهذا يبدأ البرنامج بمرحلة تحديد البرنامج الذي تكون عادة نتيجة الخطة الاستراتيجية للمؤسسة لتحقيق أهداف استراتيجية او تحقيق حالة جديد بالمؤسسة وتحتوي هذة المرحلة على أنشطة كثيرة منها
اعداد حالة الاعمال لدراسة البرنامج واهدافة و منافعه وتقدير النطاق والموارد والتكلفة
اعداد خارطة الطريق للبرنامج.
اعداد تقييم مبدئي للمخاطر.
وضع وثيقة بدء البرنامج بما فيها من رؤية واهداف و منافع البرنامج.
ومن ثم يتم التخطيط للبرنامج وإعداد
خطة ادارة البرنامج التي تحتوي على خطط فرعية كثيرة مثل
خطة ادارة المنافع
خطة مشاركة المعنيين
خطة الحوكمة
خطة ادارة التغيير
خطة ادارة التواصل
خطة الادارة المالية
خطة ادارة المعلومات
خطة ادارة العقود و المشتريات
خطة ادارة الجودة
خطة ادارة المخاطر
خطة ادارة الجدول الزمني
خطة ادارة النطاق
وبعد اعداد الخطة تبدأ المرحلة الثانية من مراحل دورة حياة البرنامج وتعتبر مرحلة متكررة حيث ان المخرجات و النتائج التي تخرج من مكونات/مشاريع البرنامج يتم دمجها وتكاملها لتصبح منافع البرنامج المرجوة لتحقيق أهداف المؤسسة
و أنشطة مرحلة مخرجات البرنامج تنقسم الى
١-بدء وتخطيط مكونات/ مشاريع البرنامج بناءً على معايير محددة بالمؤسسة عادة توجد في خطة الحوكمة للبرنامج وبالتالي اعداد حالة اعمال لكل مشروع من مشاريع البرنامج ومن ثم اعداد خطة تنفيذ المشروع
٢-التنسيق والإشراف على المكونات/المشاريع
حيث ان في هذا السياق تبدأ بعض المكونات/المشاريع من تحقيق نتائج و فوائد بشكل فردي وبعضها تحقق منافع بعد دمجها مع المنافع التي بدأنا في إدراكها تدريجيا .
٣-المرحلة الانتقالية للمكونات/المشاريع وإنهائها ، حيث انها تحتاج الى مرحلة انتقالية تنتقل بها الى التشغيل والاستدامة والاستفادة من المنافع التي تم تحقيقها مع نهاية المكونات/المشاريع ، وقد تحتاج هذة المرحلة الى استمرار بعض الانشطة مثل أنشطة دعم المنتج او أنشطة ادارة الخدمات او ادارة التغييرات او ادارة مشاركة المستخدمين او أنشطة خدمة العملاء من مكونات/مشاريع بالبرنامج الى تشغيل واستدامة المنافع المحققة
ثم تبدأ مرحلة إنهاء البرنامج
التي تحوي أنشطة لمرحلة انتقالية
للمنافع المحققة الى تنظيم الاستدامة وإغلاق البرنامج كله بشكل رسمي ومنظم ،
في هذة المرحلة يتم التشاور مع مجلس الحوكمة للبرنامج لتحديد
ا) ما اذا كان البرنامج قد حقق جميع المنافع المطلوبة وجميع اعمال المرحلة الانتقالية قد تمت حسب خطة الانتقال
ب) هل هناك ضرورة لبدء برنامج جديد يدعم الاستدامة للمنافع المحققة من البرنامج؟
وبالتالي يتمكن مدير البرامج من اعتماد إنهاء البرنامج ،،،
ولكي نستطيع ادارة المراحل الثلاثة الخاصة بدورة حياة البرنامج نحتاج الى خمسة مجالات اداء لها أنشطة محددة تساعدنا في ادارة دورة حياة البرنامج،
و
١- مرحلة تحديد البرنامج
٢- مرحلة مخرجات البرنامج
٣- مرحلة إنهاء البرنامج
والبرنامج كما يعلم الجميع هو مجموعة من المشاريع التي تدار بتنسيق للحصول على مزايا غير متاحة من ادارتها بشكل فردي
فمثلاً اذا أطلقت الادارة العليا بالمؤسسة مبادرة للتحول الى العمل بالممارسات الاحترافية في ادارة المحافظ والبرامج والمشاريع ، وقررنا ادارة هذة المبادرة كأحد برامج التحول بالمؤسسة التي ستعود علينا بمنافع غير متاحة من ادارتها بشكل فردي مثل
١- منفعة وضع أولويات العمل بالمشاريع لتحقيق الاهداف الاستراتيجية ورؤية المؤسسة.
٢- منفعة اختيار المشاريع الصحيحة التي تحقق او تساهم في تحقيق الاهداف الاستراتيجية.
٣- منفعة التوازن بين الاعمال المعتادة والأعمال الجديدة التي تهدف الى التحول المؤسسي للنظام الجديد.
٤- منفعة توجيه الاستثمار والتمويل الى المشاريع التي تحقق أولويات واهداف المؤسسة الاستراتيجية ورؤيتها فقط.
٥- منفعة استمرارية استخدام النظام الجديد كثقافة جديدة بالمؤسسة.
..... الخ
ولهذا يبدأ البرنامج بمرحلة تحديد البرنامج الذي تكون عادة نتيجة الخطة الاستراتيجية للمؤسسة لتحقيق أهداف استراتيجية او تحقيق حالة جديد بالمؤسسة وتحتوي هذة المرحلة على أنشطة كثيرة منها
اعداد حالة الاعمال لدراسة البرنامج واهدافة و منافعه وتقدير النطاق والموارد والتكلفة
اعداد خارطة الطريق للبرنامج.
اعداد تقييم مبدئي للمخاطر.
وضع وثيقة بدء البرنامج بما فيها من رؤية واهداف و منافع البرنامج.
ومن ثم يتم التخطيط للبرنامج وإعداد
خطة ادارة البرنامج التي تحتوي على خطط فرعية كثيرة مثل
خطة ادارة المنافع
خطة مشاركة المعنيين
خطة الحوكمة
خطة ادارة التغيير
خطة ادارة التواصل
خطة الادارة المالية
خطة ادارة المعلومات
خطة ادارة العقود و المشتريات
خطة ادارة الجودة
خطة ادارة المخاطر
خطة ادارة الجدول الزمني
خطة ادارة النطاق
وبعد اعداد الخطة تبدأ المرحلة الثانية من مراحل دورة حياة البرنامج وتعتبر مرحلة متكررة حيث ان المخرجات و النتائج التي تخرج من مكونات/مشاريع البرنامج يتم دمجها وتكاملها لتصبح منافع البرنامج المرجوة لتحقيق أهداف المؤسسة
و أنشطة مرحلة مخرجات البرنامج تنقسم الى
١-بدء وتخطيط مكونات/ مشاريع البرنامج بناءً على معايير محددة بالمؤسسة عادة توجد في خطة الحوكمة للبرنامج وبالتالي اعداد حالة اعمال لكل مشروع من مشاريع البرنامج ومن ثم اعداد خطة تنفيذ المشروع
٢-التنسيق والإشراف على المكونات/المشاريع
حيث ان في هذا السياق تبدأ بعض المكونات/المشاريع من تحقيق نتائج و فوائد بشكل فردي وبعضها تحقق منافع بعد دمجها مع المنافع التي بدأنا في إدراكها تدريجيا .
٣-المرحلة الانتقالية للمكونات/المشاريع وإنهائها ، حيث انها تحتاج الى مرحلة انتقالية تنتقل بها الى التشغيل والاستدامة والاستفادة من المنافع التي تم تحقيقها مع نهاية المكونات/المشاريع ، وقد تحتاج هذة المرحلة الى استمرار بعض الانشطة مثل أنشطة دعم المنتج او أنشطة ادارة الخدمات او ادارة التغييرات او ادارة مشاركة المستخدمين او أنشطة خدمة العملاء من مكونات/مشاريع بالبرنامج الى تشغيل واستدامة المنافع المحققة
ثم تبدأ مرحلة إنهاء البرنامج
التي تحوي أنشطة لمرحلة انتقالية
للمنافع المحققة الى تنظيم الاستدامة وإغلاق البرنامج كله بشكل رسمي ومنظم ،
في هذة المرحلة يتم التشاور مع مجلس الحوكمة للبرنامج لتحديد
ا) ما اذا كان البرنامج قد حقق جميع المنافع المطلوبة وجميع اعمال المرحلة الانتقالية قد تمت حسب خطة الانتقال
ب) هل هناك ضرورة لبدء برنامج جديد يدعم الاستدامة للمنافع المحققة من البرنامج؟
وبالتالي يتمكن مدير البرامج من اعتماد إنهاء البرنامج ،،،
ولكي نستطيع ادارة المراحل الثلاثة الخاصة بدورة حياة البرنامج نحتاج الى خمسة مجالات اداء لها أنشطة محددة تساعدنا في ادارة دورة حياة البرنامج،
و
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق